ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ:
Отсутствие ресурсов для размещения рекламы в компании как работодателя, в нужный момент.

ПОТЕРИ/РИСКИ, ЯВЛЯЮЩИЕСЯ СЛЕДСТВИЕМ ПРОБЛЕМЫ:

• Незакрытые вовремя вакансии, из-за отсутствия возможности использования услуг подрядчиков в нужные сроки;
• Временные трудозатраты на поиск действующих договоров;
• Отсутствие управления бюджетом договора.

КОРНЕВЫЕ ПРИЧИНЫ/ФАКТОРЫ ВОЗНИКНОВЕНИЯ:
Отсутствием инструмента, позволяющего спланировать действия для своевременного обеспечения отдела контрактами, с учетом:

• Длительных сроков и трудноуправляемых согласований контрактами;
• Отсутствия гарантированных сроков на той или иной стадии согласования и подписания;
• Долгого и разрозненного поиска информации в рамках процесса закупок и малостоящих договоров.

ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ
Разработали и внедрили Excel – таблицу по контрагентам, объединяющую в себе информацию для: управления текущей ситуацией по договору, отслеживания остатков лимита, контроля сроков действия и плановой даты запуска работ по контрактованию, с учетом данных по текущим контрактам. Итог – единый «живой» инструмент, с простыми математическими формулами для финансового управления и контроля; а также своевременного планирования контрактования без дополнительного ручного поиска данных.

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ, КОТОРЫЙ ПРИВЕЛ К ДОСТИЖЕНИЮ РЕЗУЛЬТАТА:
1) Сбор данных: Извлечь из существующих договоров и систем (1С) информацию о сроках, бюджетах и исторических расходах – вручную или экспортом;
2) Проектирование структуры: Создать шаблон таблицы с колонками (контрагент, даты договоров, бюджет общий/по месяцам, статус/живая информация, добавление формул для подсчета бюджетов);
3) Настройка индикаторов: отслеживание сроков, в удобном формате прописать данные с моментом начала запуска процесса контрактования;
4) Заполнение и сверка: Загрузить данные по всем контрагентам и договорам, проверить корректность математических формул;
5) Внедрение: Разместить в общем доступе и провести демо – по использованию файла.

НЕОБХОДИМОСТЬ АКТУАЛИЗАЦИИ НМД И/ИЛИ КТ-001: нет

ОПИСАНИЕ РЕЗУЛЬТАТА
Решение указанной проблемы позволило получить следующий эффект: Прочее: Компания бесшовно обеспечена договорами для поиска и подбора линейного персонала, за счет:

• Реализации управления и контроля по контрактам, в части сроков действия, лимитов по договорам, расходования бюджета и сроков подготовки новых контрактов.
• Сокращения временных затрат на поиск необходимой информации;
• Снижения рисков за счет своевременности выполняемых процедур;
• Повышения точности план-фактного анализа бюджета.

ОБЛАСТИ ВОЗМОЖНОГО ПРИМЕНЕНИЯ:
Данное решение можно применить в работе отделов, которые занимаются отслеживанием договорных процедур и бюджетов не в рамках прямой функциональной деятельности.Такой подход может быть полезен для других ДО и других подразделений этого ДО, где нужно регулярно продлевать/заключать новые договоры взамен истекших.